HH-kiinteistöpalvelut on tehnyt Talotekniikan yksikölle toimintakäsikirjan. Halusimme dokumentoida osaamisemme, ja osoittaa että työt tehdään ammattitaitoisesti. Asiakkaamme ovat toivoneet toimintakäsikirjaa etenkin suuremmissa urakoissa, kuten automaatiossa.

– Toimintakäsikirjan laatiminen lähti asiakkaan kyselystä tarjouspyynnön yhteydessä. Tavoitteemme on suorittaa työ jokaisella talotekniikan osastolla niin, että kaikki prosessit on läpikäyty ja järkeistetty, kertoo talotekniikan laatuinsinööri Riitta Joenperä.

Laatuajattelu on jatkuvaa parantamista

Toimintakäsikirja kattaa kaiken johtamisesta ja viestinnästä aina resurssien ja riskien hallintaan, vartiointia lukuun ottamatta. Työnkulut dokumentoidaan yksityiskohtaisesti ja prosessit tarkastetaan vuosittain. Prosessikuvaukset ja toiminnan tarkastelu sitä kautta on osa jokaisen osaston arkea.

– Osa henkilöstöstä suorittaa sisäisen auditoijan kurssin. Nämä sisäiset auditoijat tarkastavat, että työ suoritetaan prosessin mukaan ilman poikkeamia. Toimintoja järkeistetään ja epäkohtia poistetaan auditointien yhteydessä, Joenperä kertoo.

Kun prosessit ja toiminta on tarkastettu ja hyväksytty, virheiden mahdollisuus minimoituu. Näin toiminnasta tulee ennakoitavaa ja jäljitettävää.

– Kun sisäisiä auditointeja on tehty riittävästi, toimintaan voidaan pyytää ulkoinen arvioija. Sertifiointitahoa emme ole vielä valinneet. Katsomme kuitenkin toiminnan jo laadukkaaksi, kun käsikirja on laadittu, koska toimintaa muutetaan jatkuvasti paremmaksi, Joenperä toteaa.